菜单
杭州市
当前城市:

如何搞定线下活动策划&执行

2018-06-29

想要做好线下活动的策划,一般都需要考虑6W1H:

why—what—who—where—when—Which—How

中文翻译一下就变成了:

为什么—做什么—谁—在哪—什么时候—什么渠道—怎么做

 

我们可以做个线下活动,大体可以分成两个大部分。下面跟着会务家一起来看看!

第一部分是活动的策划,第二部分是活动的执行。

考虑到世上活动类型千千万,今天本文中聊到的线下活动大多是互联网企业在线下办的活动。

在做活动策划案的时候,我们需要说服自己以下这些内容。为什么是说服自己呢?因为写一份方案,说服自己才有可能感染到他人。

首先需要想清楚这几点:

 

✦为什么要做这个活动?

✦活动的目的是什么?

✦希望通过这个活动达到什么样的目标?

 

当明确了活动目的,再做后续策划的时候才更容易激发自己的主观能动性,不然很容易做一个活动结果每次都是程式化的一套流程,最终的效果很难评定是好是坏。

 

 

大多数公司的考虑角度

品牌商企业:扩大新增用户,促进老用户活跃,提高品牌知名度。

平台上企业:扩大平台品牌在B端C端的知名度及市场占有,帮助B端与C端做好资源匹配。

乙方公司:通过论坛、分享会、交流会、宴会等形式与潜在甲方客户进一步接触,并彰显企业新研究成果、专业度,创造合作机会。

基于这些不同的目的,各类公司会尝试用各种活动来达到目的。

 

 

一般有以下形式

个人:婚礼、聚会

公司对内:年会、团建

公司对外:媒体沟通会、沙龙、招商会/订货会、新品发布会、峰会、论坛、快闪店、展会参展

 

引入“标准”概念

每次活动完毕,复盘时我们都应该通过一系列的标准来评价一个活动办得好还是不好,好是哪里好,不好是哪里不好。

比如大多数的线下活动我们可以从三个方面来评判是否合格。

第一个方面是销售情况,如果一次活动有销售环节,那么销售额规模,销售量,客单价,利润等维度就十分必要。

第二个方面是传播维度,根据不同渠道和媒体,计算投入的费用,以及对比该平台平均水平,得到的传播量。

第三个方面是线下活动的体验感是否足够好。活动是否有序、流程顺利、参会人员评价是否圆满无卡壳和尴尬点出现。

 

细节问题

活动时间和地点;

活动的流程和创意亮点;

根据活动的主题和创意点,做出对应的布置;

如果打算引入赞助商,那么做好赞助商的回报方案,

比如传播量、传播途径及现场的物料摆放数量、主持人口播次数等等内容;

参与嘉宾和拟邀请的KOL、用户。

 

 

活动执行中需要做的准备

简单统计下,在做活动执行时,我们常用到的表,大概有这样几张:

活动现场布置物料表;

工作人员联系表;

活动当天流程表(前期的时间节点表另外算);

拟邀请嘉宾表(实际中还需要带座位表);

活动传播节奏表(前期预热,中期准备,后期传播);

活动效果统计表。

 

 

一个通用的完整活动模板1活动现场布置物料表

顾名思义,大部分线下活动最让人耗心劳力的点之一就是在场地的布置和相关物料的准备了。

许多场地又分成内场和外场,一次发布会数百人参与,一丁点布置不到位就可能造成整体流程的延误。

 

2、工作人员联系表

这里尤其值得注意是摄影师、摄像师拍摄的内容提前要有所规划,根据传播的媒体和渠道需要进行拍摄前的沟通,以防摄影师自主发挥,有些重要的场景没有拍到。同时如果活动现场有直播,那么最好进行提前的彩排。

来确定现场是否有网络,网络是否达标。以及导播控制是否熟练,几个机位之间是否可以通过控制台实现流畅的画面切换,是否声音清晰。做直播是否提前安排了与直播观众的互动主持人。

 

做活动最需要注意的就是有两位到三位小伙伴做到总控。总控的作用是分别对自己管理的人员进行细致的人员分工。而一场活动涉及到的工作人员是非常多的。所以务必做到每个人员之间都清晰的知道彼此的联系方式。才能在临场时不产生额外的时间浪费。

 

3、活动流程表

下面举例的这张图是活动当天的流程表。主要用于告知参与活动的人员们清晰的知道活动流程。

清晰的知道活动流程,对于工作人员来说,有了提前准备各类工作的节奏。对于参与演讲和表演的嘉宾来说,也能够做到心中有数不发慌,提前准备。

尤其是大型活动,最能够避免差错的一定是提前的彩排。只有经过预演、彩排,我们对于正式进行的活动才能最大化的避免失误。

比如临时的道具准备不足,比如演讲时发现演讲内容需要调整。

比如颁奖环节,我们发现提前没有想清楚上台领奖的人员与颁奖嘉宾之间的配合导致颁奖人找不到谁领奖。

比如我们在新闻看到过无数次因为安保人员太过尽责,导致明星为了粉丝出头与安保人员发生争执。

准备不足的线下活动总是带来无穷后患。就像墨菲定律说的,越是担心的某件事,一定会发生。

 

4、拟邀请嘉宾

对于邀请嘉宾来说,最重要就是让嘉宾感觉活动很流畅。

甚至在某些活动,不需要让嘉宾最开始就到场,特殊几个环节和时间点准备好就成。

不然造成最重要的嘉宾等待的时间最久。那么体验一定十分糟糕。

邀请过程中也要对交通方式和停车方案等细节做到细节处妥帖。

为了保证活动时间点不被耽误,最好能够多要几个嘉宾的紧急联系人联系方式,以防万一。

 

5、活动传播节奏表

把活动分为前中后三个阶段并且每个阶段我们都需要做好细化传播的计划。

 

6、活动效果统计表

如前文所述,活动效果才是我们最关注的部分。

不同渠道在一个阶段内,到底带来多少阅读、流量和引导转化?

按照同样的维度进行多次的观察后,我们就可以通过数据在活动刚开始就对活动效果有迹可循。

最终的目标当然是找到更有效率,最有价值的渠道,并坚持深耕。